Privacyverklaring

Concept, versie van 23 oktober 2026.

In deze verklaring lees je welke gegevens Huptax gebruikt, waarom we dat doen en welke rechten je hebt. We houden het kort en duidelijk. Heb je een vraag? Mail ons via [E-MAIL].

1. Wie wij zijn

Huptax is een app voor ondernemers in Nederland. De app helpt je met de aangifte voor de omzetbelasting (btw). Huptax is een product van:

[BEDRIJFSNAAM], eenmanszaak
[ADRES]
KVK [KVK-NUMMER]
Mail: [E-MAIL]
Telefoon: [TELEFOON]

Wij zijn verantwoordelijk voor de gegevens die in deze verklaring staan. In de taal van de wet heet dat de verwerkingsverantwoordelijke.

In je documenten staan soms gegevens van anderen. Denk aan de naam van een klant op een factuur, of de naam van iemand die je geld overmaakte op je bankafschrift. Die gegevens gebruiken we alleen om jouw administratie en aangifte te maken. [JURIST NAKIJKEN: zijn wij voor deze gegevens van derden verwerker of verantwoordelijke, en is daarom een verwerkersovereenkomst met de gebruiker nodig?]

2. Welke gegevens we gebruiken

Soort	Voorbeelden	Waar het vandaan komt
Account	Naam, mailadres, wachtwoord, gekozen taal	Van jou. Je wachtwoord slaan we niet leesbaar op.
Bedrijfsprofiel	Bedrijfsnaam, branche, startdatum bij de KVK, identificatienummer voor de btw, of je de kleineondernemersregeling gebruikt, welke platforms je gebruikt, hoe vaak je aangifte doet	Van jou
Omzetbelastingnummer	Het nummer waarmee je aangifte doet bij de Belastingdienst	Van jou, alleen als je de aangifte via Huptax verstuurt
Documenten	Bonnen, facturen, overzichten van platforms zoals Bolt, Uber en Thuisbezorgd, bankafschriften, brieven van de Belastingdienst	Van jou, als foto of bestand
Uitgelezen gegevens	Datum, bedragen, btw, naam van leverancier of klant, omschrijving, transacties	Gemaakt door Huptax uit je documenten
Facturen en klanten	Naam, adres, mailadres en btw nummer van je klanten, wat je factureert en de bedragen, je adres, KVK nummer, IBAN en logo	Van jou
Vertalingen	De vertaling van een papier dat je liet vertalen	Gemaakt door Huptax met AI, alleen als jij erom vraagt
Berekening en meldingen	Je aangifte per periode, waarschuwingen zoals een overzicht dat lijkt te missen	Gemaakt door Huptax
Verzending	Wat je hebt verstuurd, datum en tijd van je akkoord, de bevestiging van de Belastingdienst	Van jou en van de Belastingdienst, alleen als je via Huptax verstuurt
Abonnement	Soort abonnement, begin en einde, status, transactienummer	Van Apple of Google. We krijgen geen betaalgegevens zoals je bankrekening of creditcard.
Contact	Je mails aan ons en onze antwoorden	Van jou
Technische gegevens	IP adres, type telefoon, versie van de app, tijdstip, foutmeldingen	Automatisch, als je de app gebruikt

We vragen niet om bijzondere gegevens, zoals over je gezondheid of je geloof. Een bankafschrift kan zulke informatie wel laten zien, bijvoorbeeld een betaling aan een zorgverlener. Gebruik daarom bij voorkeur een aparte zakelijke rekening. We gebruiken zulke gegevens nergens anders voor dan je administratie.

Je omzetbelastingnummer en je BSN

Heb je een eenmanszaak? Dan bevat je omzetbelastingnummer je burgerservicenummer (BSN). Dit nummer is iets anders dan het identificatienummer voor de btw dat op je facturen staat.

We slaan je omzetbelastingnummer alleen op als je de aangifte via Huptax wilt versturen. De aangifte heeft dit nummer nodig. We gebruiken het nergens anders voor. Let op: op brieven van de Belastingdienst staat dit nummer vaak ook. Stuur je zo'n brief in, dan staat het nummer dus ook in dat document. [JURIST NAKIJKEN: mag Huptax het BSN op deze manier verwerken, gezien artikel 46 UAVG en de Wet algemene bepalingen burgerservicenummer?]

3. Waarvoor we je gegevens gebruiken

Doel	Welke gegevens	Grondslag in de AVG
Je account maken en de app laten werken	Account, bedrijfsprofiel	Uitvoering van de overeenkomst (artikel 6 lid 1 sub b)
Je documenten bewaren, zodat je ze terugvindt en aan je bewaarplicht voldoet	Documenten	Uitvoering van de overeenkomst
Je documenten laten uitlezen door AI	Documenten, bedrijfsnaam	Uitvoering van de overeenkomst
Je aangifte uitrekenen en waarschuwingen tonen	Uitgelezen gegevens, bedrijfsprofiel	Uitvoering van de overeenkomst
Facturen maken, nummeren en bewaren, en klaarzetten in je eigen mail	Facturen en klanten, bedrijfsprofiel	Uitvoering van de overeenkomst
Een papier vertalen, alleen als jij erom vraagt	Het papier en de gekozen taal	Uitvoering van de overeenkomst. We vragen in de app eerst je toestemming.
Je aangifte versturen, alleen als jij op Versturen drukt	Aangifte, omzetbelastingnummer	Uitvoering van de overeenkomst. Voor het BSN zie hierboven.
Vastleggen dat jij akkoord gaf voor een verzending	Datum, tijd en inhoud van de verzending	Gerechtvaardigd belang: we moeten kunnen laten zien wat er op jouw opdracht is verstuurd (artikel 6 lid 1 sub f)
Je abonnement beheren	Abonnement	Uitvoering van de overeenkomst
Onze eigen administratie bewaren	Abonnement	Wettelijke plicht (artikel 6 lid 1 sub c, artikel 52 AWR)
Je helpen als je ons mailt	Contact, account	Uitvoering van de overeenkomst of gerechtvaardigd belang
De app veilig houden, fouten vinden en misbruik voorkomen	Technische gegevens	Gerechtvaardigd belang
Gegevens van anderen in je documenten verwerken	Namen en bedragen in je documenten	Gerechtvaardigd belang van jou en van ons: een kloppende administratie en aangifte [JURIST NAKIJKEN: zie de vraag over onze rol in deel 1]

We verkopen je gegevens niet. We gebruiken ze niet voor reclame. We sturen je geen nieuwsbrief zonder je toestemming.

4. Zo gebruiken we AI

Huptax gebruikt AI om je documenten te lezen. Dat is Claude, een model van het bedrijf Anthropic.
De AI leest alleen wat op het papier staat: datum, bedragen, btw en namen.
De AI rekent je aangifte niet uit en geeft geen advies. Dat doen vaste regels in onze eigen code.
Jij controleert de cijfers voordat je de aangifte doet.
Er is geen besluit over jou dat alleen door een computer wordt genomen en dat rechtsgevolgen heeft (artikel 22 AVG). Jij beslist en jij verstuurt.
We sturen de AI alleen het document en de naam van je bedrijf. Niet je naam, je mailadres of je omzetbelastingnummer.
Als jij erom vraagt, vertaalt dezelfde AI een papier naar de taal die je kiest. Daarvoor vragen we eerst je toestemming in de app. Bij elke vertaling staat dat die met AI is gemaakt en dat alleen de Nederlandse tekst geldt. De AI geeft daarbij geen advies over wat je moet doen.
Facturen maakt Huptax zonder AI, met vaste regels. Huptax verstuurt je facturen niet zelf: de mail gaat via de mail app op je telefoon, van je eigen adres.
Anthropic gebruikt je documenten niet om AI te trainen. Dat staat in onze afspraken met Anthropic.
Anthropic bewaart de gegevens kort, om de dienst te leveren en misbruik te voorkomen. Volgens de voorwaarden van Anthropic is dat in de regel maximaal 30 dagen. [JURIST NAKIJKEN: termijn en uitzonderingen controleren in de actuele voorwaarden van Anthropic]

5. Met wie we gegevens delen

Partijen die voor ons werken

Met deze partijen hebben we een verwerkersovereenkomst. Ze mogen je gegevens alleen gebruiken voor het werk dat ze voor ons doen.

Partij	Wat ze doen	Waar de gegevens staan
Supabase Pte. Ltd.	Database, opslag van documenten, inloggen en serverfuncties	Frankfurt, Duitsland. Het bedrijf zelf zit in Singapore.
Anthropic Ireland, Limited	Documenten uitlezen met AI	Op dit moment in de Verenigde Staten
[HOSTINGPARTIJ DIGIPOORT]	Onze kleine server die aangiftes via Digipoort verstuurt	In de EU
[MAILDIENST]	Mail van en naar onze support	[PLAATS]
[HOSTINGPARTIJ WEBSITE]	De website huptax.nl	[PLAATS]

Partijen met een eigen verantwoordelijkheid

Apple en Google regelen je abonnement en je betaling via de App Store en Google Play. Zij gebruiken je gegevens volgens hun eigen privacyverklaring.
De Belastingdienst krijgt je aangifte via Digipoort, alleen als jij op Versturen drukt.
Overheid of rechter, alleen als de wet ons verplicht.

6. Gegevens buiten de EU

Sommige gegevens gaan naar landen buiten de EU. Daar gelden andere regels. We zorgen voor goede afspraken:

Anthropic verwerkt je documenten op dit moment in de Verenigde Staten. In de verwerkersovereenkomst van Anthropic staan de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie (SCC's). Daarnaast is de verbinding versleuteld, sturen we zo weinig mogelijk mee en bewaart Anthropic de gegevens kort.
Supabase bewaart je gegevens in Frankfurt. Supabase is een bedrijf uit Singapore. Medewerkers of partners van Supabase buiten de EU kunnen in uitzonderlijke gevallen bij de systemen, bijvoorbeeld voor onderhoud. Ook hiervoor gelden standaardcontractbepalingen in de verwerkersovereenkomst.
Apple en Google kunnen gegevens buiten de EU verwerken, volgens hun eigen voorwaarden.

[JURIST NAKIJKEN: is voor Anthropic en Supabase een doorgiftetoets (transfer impact assessment) gedaan en vastgelegd?]

7. Hoe lang we gegevens bewaren

Gegevens	Hoe lang
Account en bedrijfsprofiel	Zolang je account bestaat. Verwijder je je account, dan zijn ze binnen 30 dagen weg.
Documenten, uitgelezen gegevens en berekeningen	Zolang je account bestaat, tot 7 jaar na het einde van het boekjaar waar ze bij horen. Dat past bij de fiscale bewaarplicht (artikel 52 AWR). Verwijder je je account, dan zijn ze binnen 30 dagen weg. Download ze daarom eerst.
Bewijs van een verzending en van je akkoord	7 jaar na de verzending, ook als je je account verwijdert [JURIST NAKIJKEN: is dit gerechtvaardigd na verwijdering van het account?]
Abonnement	7 jaar, voor onze eigen administratie (artikel 52 AWR)
Mails aan onze support	2 jaar na het laatste contact
Technische gegevens en logs	Maximaal 90 dagen
Gegevens bij Anthropic	Kort, in de regel maximaal 30 dagen (zie deel 4)
Reservekopieën	Maximaal 30 dagen. Daarna worden ze overschreven.

Let op: de bewaarplicht van 7 jaar geldt voor jou als ondernemer. Voor sommige gegevens geldt een langere termijn, bijvoorbeeld 10 jaar voor gegevens over onroerende zaken. Bewaar die zelf ook.

8. Zo beveiligen we je gegevens

Alle verbindingen zijn versleuteld.
Gegevens en documenten staan versleuteld opgeslagen.
Je kunt alleen bij je eigen gegevens. Dat regelt de database zelf, per rij.
Documenten staan in een afgeschermde opslagmap per gebruiker.
Sleutels en de opdracht voor de AI staan alleen op de server, niet in de app.
Alleen de beheerder van Huptax kan bij de systemen, met tweestapsverificatie. Dat doen we alleen als het nodig is, bijvoorbeeld om een fout op te lossen die jij meldt.
Het certificaat voor Digipoort staat alleen op onze eigen server.

9. Als er toch iets misgaat

Een datalek is een beveiligingsprobleem waardoor gegevens bij de verkeerde persoon kunnen komen of verloren gaan. We hebben daarvoor een vaste aanpak:

We stoppen het lek zo snel mogelijk.
We leggen elk datalek vast.
Is er een risico voor jou? Dan melden we het binnen 72 uur bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
Is het risico hoog? Dan laten we het jou zo snel mogelijk weten, in je eigen taal, met wat je zelf kunt doen.
Onze partijen moeten een lek snel aan ons melden. Supabase doet dat binnen 48 uur.

10. Je rechten

Je hebt deze rechten:

Inzage: je mag weten welke gegevens we van je hebben.
Correctie: klopt iets niet? Dan passen we het aan.
Verwijderen: je mag vragen om je gegevens te verwijderen. In de app kun je je account zelf verwijderen. Lees eerst wat we wel moeten bewaren (deel 7).
Beperken: je mag vragen om je gegevens tijdelijk niet te gebruiken.
Meenemen: je mag je gegevens in een gangbaar bestand krijgen. In de app kun je je documenten en aangiftes downloaden.
Bezwaar: gebruiken we je gegevens op grond van gerechtvaardigd belang? Dan mag je daartegen bezwaar maken.
Toestemming intrekken: heb je ergens toestemming voor gegeven? Dan mag je die altijd intrekken.

Mail je verzoek naar [E-MAIL]. Stuur het vanaf het mailadres dat je in de app gebruikt. Zo weten we dat het om jouw account gaat. Stuur nooit een kopie van je paspoort of je BSN mee. We reageren binnen een maand. Dat is gratis.

11. Klacht

Ben je niet tevreden over hoe we met je gegevens omgaan? Laat het ons eerst weten, dan zoeken we samen een oplossing. Je mag ook altijd een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, via autoriteitpersoonsgegevens.nl.

12. Website en cookies

De website huptax.nl gebruikt geen cookies, geen bezoekersstatistieken en geen scripts van andere partijen. De partij die de website host, legt wel technische gegevens vast, zoals je IP adres, om de site te laten werken en te beveiligen. De app gebruikt geen trackers voor reclame.

13. Taal van deze verklaring

Deze verklaring is in het Nederlands. In de app vind je een korte uitleg in jouw taal. Bij verschil geldt de Nederlandse tekst. [JURIST NAKIJKEN: moet de volledige verklaring in alle talen van de app beschikbaar zijn, gezien artikel 12 AVG?]

14. Wijzigingen

We passen deze verklaring aan als de app verandert. Bovenaan staat de datum van de laatste versie. Belangrijke wijzigingen melden we vooraf in de app.

15. Contact

Vragen over je privacy? Mail naar [E-MAIL] of bel [TELEFOON].

[BEDRIJFSNAAM], [ADRES], KVK [KVK-NUMMER].